英語で会議を行う際に必要なスキルの一つが、英語議事録の作成です。
英語議事録は、会議の内容や決定事項を正確に記録し、情報を共有するだけでなく、会議の目的や進行を明確にし、効果的な会議進行に貢献する役割も果たします。
英語では、文化や慣習によって、書式や表現が変わることがあります。また、正確性や客観性、簡潔さや明瞭さが重視されるため、英語議事録の作成には注意が必要です。
この記事では、英語議事録の書き方について、効果的な会議進行に貢献する具体的手法を紹介します。英語で会議を行う際に役立つツールやテンプレートも紹介します。この記事を読むことで、英語議事録の作成に自信が持てるようになります。
はじめに：英語議事録の重要性と役割
英語で会議を行う場合、議事録を作成することは必須です。英語議事録は、会議の内容や決定事項を正確に記録することで、参加者や不参加者に情報を共有するだけでなく、会議の目的や進行を明確にすることで、効率的な議論や意思決定を促進する役割も果たします。さらに、会議の結果や責任者を明記することで、アクションプランの実行やフォローアップを容易にすることもできます。
しかし、英語議事録の書き方は日本語とは異なります。英語では、文化や慣習によって、書式や表現が変わることがあります。
また、英語では、正確性や客観性が重視されるため、発言者や発言内容、決定事項などを正しく記録する必要があります。
さらに、英語では、簡潔さや明瞭さが求められるため、冗長な表現や不必要な情報は省く必要があります。
この記事では、英語議事録の書き方について、効果的な会議進行に貢献する具体的手法を紹介します。英語で会議を行う際に役立つツールやテンプレートも紹介します。この記事を読むことで、英語議事録の作成に自信が持てるようになります。
英語議事録の基本的な書式と内容
英語議事録の基本的な書式と内容は以下の通りです。
会社名や組織名、会議の種類、日時と場所、主催者と書記、出席者と欠席者などの基本情報を記載する
英語議事録の最初には、会社名や組織名、会議の種類（例：定例会議、臨時会議）、日時と場所（例：2023年10月13日 9:00-10:00 東京オフィス）、主催者と書記（例：Chair: John Smith, Secretary: Mary Jones）、出席者と欠席者（例：Present: A, B, C, Absent: D, E）などの基本情報を記載します。これらの情報は、英語では一般的に左寄せで書きます。また、出席者と欠席者はアルファベット順に並べます。
会議の目的や予定されている議題を列挙する
次に、会議の目的や予定されている議題を列挙します。これらの情報は、英語では一般的に中央揃えで書きます。また、「Agenda」という見出しをつけます。会議の目的は一文で書きましょう。
例えば、「The purpose of this meeting is to discuss the progress and issues of the current project.」というように書きます。
予定されている議題は、番号や記号をつけて箇条書きにします。例えば、「1. Project status update 2. Budget review 3. Risk management 4. Next steps」などと書きます。
議題ごとに議事の進行や内容、決定事項や未決事項、対応策や担当者などを要約して記録する
次に、議題ごとに議事の進行や内容、決定事項や未決事項、対応策や担当者などを要約して記録します。これらの情報は、英語では一般的に左寄せで書きます。また、「Minutes」という見出しをつけます。議題ごとに小見出しをつけて区切ります。例えば、「1. Project status update」というように書きます。議事の進行や内容は、発言者の名前と発言内容を簡潔に書きます。例えば、
「John reported that the project is on schedule and the quality is satisfactory. He showed the latest data and charts.」というように書きます。決定事項や未決事項は、明確に書きます。
例えば、「It was decided that the project will continue as planned. There was no issue raised.」というように書きます。対応策や担当者は、具体的に書きます。
例えば、「Mary suggested that the team should conduct a customer survey to get feedback. She volunteered to prepare the questionnaire and send it to the customers by next week.」というように書きます。
議事録の最後に日付と署名を入れる
最後に、議事録の最後に日付と署名を入れます。
これらの情報は、英語では一般的に右寄せで書きます。日付は年月日の順番で書きます。例えば、「October 13, 2023」というように書きます。署名は書記の名前と役職を書きます。例えば、「Mary Jones, Secretary」というように書きます。
英語議事録の作成に役立つツールとテンプレート
英語議事録の作成には、ノートパソコンやタブレットなどでリアルタイムに入力する方法と、ノートとペンでメモを取る方法があります。
どちらの方法を選択するかは、個人の好みや状況によりますが、いずれの場合も、ボイスレコーダーやスマートフォンなどで音声を録音することがおすすめです。音声を録音することで、聞き逃した部分や不明瞭な部分を確認することができます。
また、オンライン上で利用できる英語議事録作成ツールやテンプレート を参考にすることもおすすめです。これらのツールやテンプレートは、英語議事録の書式や表現を簡単に作成することができます。
ただし、これらのツールやテンプレートはあくまで参考程度に使いましょう。会社や組織、会議の種類や目的などによって、英語議事録の書式や表現が異なる場合があります。
英語議事録の書き方で注意すべきポイント
書き方で注意すべきポイント 英語議事録の書き方で注意すべきポイントは以下の通りです。
議事録は公的な文書なので、正確性や客観性が求められる。発言者や発言内容、決定事項などを正しく記録する
英語議事録は、会議の内容や決定事項を正確に記録することが重要です。発言者や発言内容、決定事項などを間違えたり、省いたり、加えたりすると、会議の意味や効果が失われる可能性があります。
自分の意見や感想は入れない
また、自分の意見や感想を入れると、議事録の客観性が損なわれる可能性があります。英語議事録は、公的な文書なので、正確性や客観性が求められます。そのため、発言者や発言内容、決定事項などを正しく記録し、自分の意見や感想は入れないようにしましょう。
議事録は要約文なので、簡潔さや明瞭さが求められる。
英語議事録は、会議の内容や決定事項を要約して記録するものです。会議の詳細な内容や背景情報は必要ありません。英語議事録は、簡潔さや明瞭さが求められます。
冗長な表現や不必要な情報は省き、重要なポイントだけを伝える
冗長な表現や不必要な情報は省き、重要なポイントだけを伝えるようにしましょう。例えば、「John reported that the project is on schedule and the quality is satisfactory. He showed the latest data and charts.」というように書くと良いですが、
「John reported that the project is on schedule and the quality is satisfactory. He said that the team has been working hard and overcoming various challenges. He thanked everyone for their efforts and cooperation. He showed the latest data and charts that demonstrate the progress and achievements of the project. He explained each data and chart in detail and answered some questions from the participants.」
というように書くのは冗長。ポイントだけ記載するようにしましょう。
議事録はビジネスパーソンが読むもの。適切な敬語や専門用語 を使う
英語議事録は、ビジネスパーソンが読むものです。そのため、適切な敬語や専門用語 を使うことが必要です。敬語とは、相手に対する敬意や尊重を表す言葉です。例えば、「Thank you for your attendance.」や「We appreciate your cooperation.」というように書くと良いですが、「Thanks for coming.」や「We are grateful for your help.」というように書くのはカジュアルな印象を与えるため、避けたほうが良いでしょう。
日本語と英語では文化や慣習が異なることも理解する
専門用語とは、特定の分野や業界で使われる言葉です。例えば、「money check」や「trouble control」と記載するのではなく、「budget review」や「risk management」と書いたほうがよりビジネスに則した印象を与えます。
日本語と英語では文化や慣習が異なることも理解することが必要です。例えば、日本語では「お疲れ様でした。」という言葉がよく使われますが、英語では「You must be tired.」という言葉は失礼になる可能性があります。そのため、英語では「Good job.」や「Well done.」という言葉を使う方が良いです。
まとめ
この記事では、英語議事録の書き方について、効果的な会議進行に貢献する具体的手法を紹介しました。
英語議事録の重要性と役割、基本的な書式と内容、作成に役立つツールとテンプレート、注意すべきポイントを解説しました。
英語で会議を行う際には、英語議事録の作成が必須です。英語議事録は、会議の内容や決定事項を正確に記録し、情報を共有するだけでなく、会議の目的や進行を明確にし、効果的な会議進行に貢献する役割も果たします。
しかし、英語議事録の書き方は日本語とは異なります。英語では、文化や慣習によって、書式や表現が変わることがあります。また、英語では、正確性や客観性、簡潔さや明瞭さが重視されます。そのため、英語議事録の作成には注意が必要です。この記事を参考にして、英語議事録の作成に自信を持てるようになってください。
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