はじめに
仕事で英語を使う人にとって、日程調整メールはよく使うコミュニケーションツールの一つです。しかし、日程調整メールは相手の都合や希望を聞いたり、自分の都合や希望を伝えたりするだけではありません。
この記事では、英語メールでラクに日程調整するためのヒントを紹介します。
これらの内容を参考にすれば、英語メールで日程調整する際に困ることはなくなるでしょう。それでは、早速見ていきましょう。
日程調整メールの件名の付け方
日程調整メールの件名は、相手が一目で内容を把握できるように、明確で簡潔に書く必要があります。件名が曖昧だと、相手はメールを開く気が失せたり、返事を先延ばしにしたりするかもしれません。また、件名が長すぎると、相手はメールを読む前に疲れてしまったり、重要な情報が切れてしまったりするかもしれません。そうならないためには、以下の情報を件名に含めると良いでしょう。
- 何について日程調整したいか（例：ミーティング、面接、打ち合わせなど）
- 誰と日程調整したいか（例：部署名、役職名、氏名など）
- いつまでに日程調整したいか（例：今週中、来月初旬など）
これらの情報を組み合わせて、以下のような例文が作れます。
- Meeting with Marketing Team by Friday
- Interview with Mr. Smith next week
- Discussion with Dr. Lee in early November
また、件名に以下のような便利な英語表現を使うこともできます。
- Re: （返信する場合）
- Fw: （転送する場合）
- Request: （リクエストする場合）
- Confirmation: （確認する場合）
- Reminder: （リマインダーする場合）
これらの表現を使って、以下のような例文が作れます。
- Re: Meeting with Marketing Team by Friday
- Fw: Interview with Mr. Smith next week
- Request: Discussion with Dr. Lee in early November
- Confirmation: Meeting with Marketing Team by Friday
- Reminder: Interview with Mr. Smith next week
日程調整メールの本文の書き方
日程調整メールの本文は、基本的に以下のような構成で書くことができます。
- オープニング：相手に挨拶をする
- 本題：何について日程調整したいかを伝える
- 候補日：自分の都合の良い日や相手に提案する日を示す
- クロージング：相手に返事を求めたり、感謝を表したりする
これらの構成に沿って、以下のような例文が作れます。
Dear Mr. Smith,
Thank you for your interest in our company. I would like to arrange an interview with you for the position of sales manager.
I am available on Monday, Wednesday, and Friday from 10 a.m. to 4 p.m. next week. Please let me know which day and time are convenient for you.
I look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
James Miller
日程調整メールのオープニングとクロージングは、相手との関係や文化に応じて変えることができます。一般的には、以下のような言葉や表現を使うことができます。
オープニング
- Dear （敬称＋氏名）：フォーマルな場合
- Hello （氏名）：カジュアルな場合
- Hi （氏名）：親しい場合
クロージング
- Sincerely：フォーマルな場合
- Best regards：カジュアルな場合
- Cheers：親しい場合
日程調整メールで使える便利な英語表現は、以下のようなものがあります。
本題
- I would like to arrange a meeting with you.（あなたとミーティングをしたいと思っています）
- I would like to schedule an appointment with you.（あなたとアポイントメントを取りたいと思っています）
- I would like to discuss the project with you.（あなたとプロジェクトについて話し合いたいと思っています）
候補日
- I am available on …（…に空いています）
- How about …?（…はどうですか？）
- Would … work for you?（…は都合が良いですか？）
- Please let me know your availability.（ご都合を教えてください）
返事
- Thank you for your reply.（返事ありがとうございます）
- I appreciate your prompt response.（早急な返事に感謝します）
- I confirm that …（…を確認します）
日程調整メールでよくあるやりとりと対処法
日程調整メールでは、相手とのやりとりがスムーズにいくとは限りません。時には、以下のような状況に遭遇することもあるでしょう。
- 候補日を提示する場合
- 候補日を選択する場合
- アポイントを断る場合
- アポイントを変更する場合
- 返事がない場合
これらの状況に対処するためには、以下のような例文とポイントを参考にしてください。
候補日を提示する場合
相手に候補日を提示する場合は、以下のような例文が使えます。
- I suggest the following dates and times for our meeting.（ミーティングのために、以下の日時を提案します）
- Please choose one of the options below.（以下のオプションから一つ選んでください）
- If none of these options are suitable for you, please inform me of your preferred dates and times.（これらのどれも都合が悪い場合は、ご希望の日時を教えてください）
ポイントは、以下の通りです。
- 候補日は少なくとも2つ以上提示すること
- 候補日は具体的に書くこと（例：Monday, October 9th at 10 a.m.）
- 候補日は相手の時間帯に合わせること（例：10 a.m. JST）
候補日を選択する場合
相手から候補日を提示された場合は、以下のような例文が使えます。
- Thank you for your suggestions. I’m available to meet you on …
（提案ありがとうございます。…にお会いできます） - I prefer … among the options you gave me.（あなたがくれたオプションの中では…が良いです）
- Unfortunately, none of the options work for me. How about …?（残念ながら、どのオプションも都合が悪いです。…はどうですか？）
ポイントは、以下の通りです。
- 相手の提案に感謝すること
- 都合の良い日時を明確に伝えること
- 都合の悪い日時を断るときは、代わりの日時を提案すること
アポイントを断る場合
相手からアポイントメントを求められた場合は、以下のような例文が使えます。
- I am sorry, but I cannot meet you on …（申し訳ありませんが、…にお会いできません）
- I am sorry, but I have a prior appointment on …（申し訳ありませんが、…に先約があります）
- I regret, but I have to decline your invitation for …（残念ですが、…へのご招待をお断りしなければなりません）
ポイントは、以下の通りです。
- 相手に謝罪すること
- 断る理由を簡潔に説明すること
- 可能であれば、別の日時を提案すること
アポイントを変更する場合
相手と決めたアポイントメントを変更したい場合は、以下のような例文が使えます。
- I’m sorry, but I have an urgent matter that has come up, and I need to reschedule the meeting.（申し訳ありませんが、急用が入ってしまい、ミーティングを再調整しなければなりません）
- I’m sorry, but it overlaps with another appointment, so I’ll need to reschedule.（申し訳ありませんが、アポイントメントと重なってしまい、延期しなければなりません）
- I’m sorry, but due to unforeseen circumstances, I have to cancel the meeting.（残念ですが、予期せぬ事態により、ミーティングをキャンセルしなければなりません）
ポイントは、以下の通りです。
- 相手に謝罪すること
- 変更する理由を簡潔に説明すること
- 可能であれば、別の日時を提案すること
返事がない場合
相手から返事が来ない場合は、以下のような例文が使えます。
- I am writing to follow up on my previous email.（前回のメールについてフォローアップするために書いています）
- I am wondering if you have received my email.（私のメールを受け取ったかどうか気になっています）
- I would appreciate it if you could reply to me by …（…までに返事をいただけるとありがたいです）
ポイントは、以下の通りです。
- 相手に催促すること
- 前回のメールの内容を簡単に要約すること
- 返事を求める期限を明示すること
日程調整メールで気をつけるべきマナーとコツ
日程調整メールでは、相手とのやりとりだけでなく、以下のようなマナーとコツも気をつける必要があります。
文化や時間帯の違いを考慮すること
日程調整メールでは、相手の文化や時間帯の違いを考慮することが重要です。例えば、以下のような点に注意しましょう。
- 相手の国や地域によっては、日付や時間の表記法が異なる場合があります。例えば、日本では年月日の順番で書きますが、アメリカでは月日年の順番で書きます。また、アメリカでは12時間制を使います。そのため、日程調整メールでは、相手が分かりやすい表記法を使うことが望ましいです。例えば、Monday, October 9th, 2023 at 10 a.m. JST（2023年10月9日（月）午前10時 JST）のように書くと良いでしょう。
- 相手の国や地域によっては、祝日や休日が異なる場合があります。
例えば、日本では1月1日は元日ですが、アメリカでは1月1日はNew Year’s Dayです。
また、日本では5月5日はこどもの日ですが、アメリカでは祝日ではありません。そのため、日程調整メールでは、相手が休みでないか確認することが望ましいです。例えば、Are you available on Monday, October 9th, 2023? It is a national holiday in Japan.（2023年10月9日（月）に空いていますか？日本では祝日です）のように書くと良いでしょう。 - 相手の国や地域によっては、ビジネスマナーやコミュニケーションスタイルが異なる場合があります。例えば、日本では丁寧な言葉遣いや敬称を使うことが一般的ですが、アメリカではカジュアルな言葉遣いや名前で呼び合うことが一般的です。
そのため、日程調整メールでは、相手の文化や慣習に合わせて、適切な言葉遣いや敬称を使うことが望ましいです。例えば、Dear Mr. Smith（スミスさんへ）のように書く場合と、Hi John（ジョンさん、こんにちは）のように書く場合があります。
これらの文化や時間帯の違いを考慮することで、相手に失礼な印象を与えることを避けることができます。また、相手に配慮や理解を示すことで、信頼関係を築くことができます。
返事を早くすること
日程調整メールでは、返事を早くすることがマナーです。返事を遅くすると、相手は不快に感じたり、不信感を抱いたりするかもしれません。また、返事を遅くすると、日程調整が難しくなったり、予定が埋まってしまったりするかもしれません。そうならないためには、以下のようにしましょう。
- 日程調整メールを受け取ったら、できるだけ早く返事をすること
- 返事に時間がかかる場合は、その旨を伝えること
- 返事の期限を守ること
これらのことをすることで、相手に敬意や責任感を示すことができます。また、日程調整をスムーズに進めることができます。
丁寧な表現を使うこと
日程調整メールでは、丁寧な表現を使うことがマナーです。丁寧な表現を使うと、相手に好印象を与えたり、気持ちよくやりとりしたりすることができます。一方、丁寧でない表現を使うと、相手に失礼な印象を与えたり、不快にさせたりすることがあります。そうならないためには、以下のようにしましょう。
- 相手に感謝や謝罪の言葉を使うこと
- 相手にリクエストや提案の言葉を使うこと
- 相手に敬意や尊重の言葉を使うこと
これらの言葉や表現は、前述した例文やポイントで紹介しました。これらの言葉や表現を使うことで、相手に気遣いや配慮を示すことができます。また、相手からの協力や応答を得やすくなります。
確認やお礼を忘れないこと
日程調整メールでは、確認やお礼を忘れないことがマナーです。確認やお礼をすると、相手に安心感や満足感を与えたり、関係性を強化したりすることができます。一方、確認やお礼をしないと、相手は不安や不満に感じたり、関係性が希薄になったりするかもしれません。そうならないためには、以下のようにしましょう。
- 日程調整が決まったら、その内容を確認するメールを送ること
- 日程調整が決まったら、相手にお礼のメールを送ること
- 日程調整が終わった後、相手に感想やフィードバックのメールを送ること
これらのメールを送ることで、相手に信頼や感謝を示すことができます。また、相手とのコミュニケーションを継続することができます。
まとめ
この記事では、英語メールでラクに日程調整するためのヒントを紹介しました。日程調整メールは、仕事で英語を使う人にとって、重要なコミュニケーションツールです。日程調整メールを書くときは、以下のポイントと注意点を押さえておく必要があります。
- 日程調整メールは、相手に迷惑をかけないように、明確で簡潔に書くこと
- 日程調整メールは、相手に対する敬意や感謝を表す言葉や表現を使うこと
- 日程調整メールは、相手の文化や時間帯の違いを考慮すること
また、日程調整メールでは、以下のマナーとコツも気をつける必要があります。
- 返事を早くすること
- 丁寧な表現を使うこと
- 確認やお礼を忘れないこと
これらのヒントを参考にすれば、英語メールで日程調整する際に困ることはなくなるでしょう。英語メールでラクに日程調整するために、ぜひ試してみてください。
