請求書作成における英語の基本とポイントを解説

英語で請求書を作成する際に知っておくべき基本とポイントを解説します。請求書の作成や送付、受け取りに関する具体的な注意点や役立つツールについて、詳細にご紹介します。英語での請求書作成に不安を感じている方にぴったりの情報満載です。

はじめに
英語で請求書を表す単語の違い
英語で請求書を作成する際の必須項目
英語で請求書を送付する際のメールの書き方
英語で請求書を受け取る際のチェックポイント
1. 請求書受領メールの目的やマナーを説明する
2. 件名や本文の例文を紹介する
英語で請求書作成に役立つツールやサービス
まとめ

はじめに

請求書とは何か、なぜ必要なのか、どんな種類があるのかを説明する

請求書とは、商品やサービスの提供者が受取人に対して支払いを求める書類のことです。
請求書は、取引の証拠や記録として必要であり、税務や会計の処理にも用いられます。
請求書には、納品書型、請求書型、領収書型などの種類があります。納品書型は商品やサービスの提供時に渡すもので、請求書型は支払い期限や方法を明記したもので、領収書型は支払いが完了したことを証明するものです。

英語で請求書を作成する際の注意点やメリットを紹介する

英語で請求書を作成する際には、国や地域によって異なる表記法やルールに注意しなければなりません。

例えば、日本では日付の表記は年月日の順番ですが、アメリカでは月日年、イギリスでは日月年の順番です。また、日本では消費税が別途記載されますが、アメリカでは税込み価格が表示されます。

英語で請求書を作成するメリットは、海外の取引先との信頼関係を築くことや、英語力の向上につながることです。また、英語で請求書を作成することで、グローバルなビジネスに対応できるようになります。

この記事で学べること

この記事では、英語で請求書を作成する際に知っておくべき基本とポイントを解説します。具体的には、以下の内容を学べます。

英語で請求書を表す単語の違い
英語で請求書を作成する際の必須項目
英語で請求書を送付する際のメールの書き方
英語で請求書を受け取る際のチェックポイント
英語で請求書作成に役立つツールやサービス

英語で請求書を表す単語の違い

invoice, bill, checkの意味や使い分けを解説する

invoiceは、「商品やサービスの提供者が受取人に対して支払いを求める正式な書類」を意味します。ビジネスで最も一般的に使われる単語です。

billは、「商品やサービスの提供者が受取人に対して支払いを求める書類」を意味しますが、invoiceよりもカジュアルな単語です。レストランやホテルなどでよく使われます。

checkは、「銀行口座から特定の金額を引き出すための書類」を意味します。支払い方法の一つとして使われますが、日本ではあまり一般的ではありません。

invoiceがビジネスで最も一般的に使われる

invoiceは、ビジネスで最も一般的に使われます。これは、invoiceが正式で正確な書類であることや、税務や会計の処理に必要な情報を含むことなどが理由です。

invoiceには納品書の意味もあることを示す

invoiceには納品書の意味もあることを示します。これは、英語圏では商品やサービスの提供時にinvoiceを渡すことが多いからです。

しかし、invoiceには支払い期限や方法などの情報も含まれているため、納品書と請求書の両方の役割を果たしていると言えます。

日本では納品書と請求書は別々の書類ですが、英語圏では同じ書類として扱われる場合があります。そのため、英語で請求書を作成する際には、相手方の国や地域に合わせた表記法やルールに注意する必要があります。

英語で請求書を作成する際の必須項目

請求書に記載すべき情報を一覧で示す

英語で請求書を作成する際に記載すべき情報は以下の通りです。

請求書番号（Invoice number）
発行日（Date of issue）
支払い期限（Due date）
発行者（Issuer）
受取人（Recipient）
商品やサービスの内容（Description of goods or services）
数量や単位（Quantity or unit）
単価（Unit price）
小計（Subtotal）
税金（Tax）
合計金額（Total amount）
支払い方法（Payment method）
支払い条件（Payment terms）
備考（Notes）

各項目の詳細な説明や例文を提供する

請求書番号（Invoice number）は、請求書ごとに一意に割り振られる番号です。請求請求書の管理や追跡に役立ちます。例えば、INV-2023-001というように、発行年と連番で表記することが多いです。
発行日（Date of issue）は、請求書を発行した日付です。支払い期限や税務の計算に影響します。例えば、2023/10/14というように、年月日の順番で表記することが多いです。ただし、相手方の国や地域によっては、月日年や日月年の順番で表記することもあります。
支払い期限（Due date）は、請求書の支払いが期待される日付です。支払いの遅延を防ぐために明記することが重要です。例えば、Due by 2023/11/14というように、Due byという表現を使って表記することが多いです。
発行者（Issuer）は、請求書を発行した人や組織の情報です。名前や住所、電話番号、メールアドレスなどを記載します。例えば、ABC Company, 123 Chuo Street, Tokyo, Japan, +81-3-4567-8901, abc@company.comというように、改行せずに一行で表記することが多いです。
受取人（Recipient）は、請求書を受け取った人や組織の情報です。発行者と同様に、名前や住所、電話番号、メールアドレスなどを記載します。例えば、XYZ Corporation, 456 Park Avenue, New York, USA, +1-212-345-6789, xyz@corporation.comというように、改行せずに一行で表記することが多いです。
商品やサービスの内容（Description of goods or services）は、提供した商品やサービスの詳細な説明です。品名や品番、仕様などを記載します。例えば、Web design service, Project ID: WDS-2023-001, Design and development of a responsive website for ABC Companyというように、コンマで区切って表記することが多いです。
数量や単位（Quantity or unit）は、提供した商品やサービスの数量や単位です。個数や時間などを記載します。例えば、10 hoursというように、単位を明示して表記することが多いです。
単価（Unit price）は、提供した商品やサービスの単位あたりの価格です。通貨記号や小数点などを含めて記載します。例えば、$100.00というように、ドル記号と小数点を使って表記することが多いです。
小計（Subtotal）は、提供した商品やサービスの数量と単価を掛けた金額です。通貨記号や小数点などを含めて記載します。例えば、$1,000.00というように、ドル記号と小数点を使って表記することが多いです。
税金（Tax）は、提供した商品やサービスにかかる税金の金額です。税率や税額を明示して記載します。例えば、Tax (10%): $100.00というように、税率と税額をコロンで区切って表記することが多いです。
合計金額（Total amount）は、小計と税金を合計した金額です。通貨記号や小数点などを含めて記載します。例えば、Total: $1,100.00というように、Totalという表現を使って表記することが多いです。
支払い方法（Payment method）は、請求書の支払いを受け付ける方法です。銀行振込やクレジットカードなどを記載します。例えば、Payment method: Bank transferというように、Payment methodという表現を使って表記することが多いです。
支払い条件（Payment terms）は、請求書の支払いに関する条件や約束事です。支払い期限や遅延料金などを記載します。例えば、Payment terms: Due by 2023/11/14, Late fee of 10% will be charged after the due dateというように、Payment termsという表現を使って表記することが多いです。
備考（Notes）は、請求書に関するその他の情報やコメントです。感謝の言葉や連絡先などを記載します。例えば、Notes: Thank you for your business. If you have any questions, please contact us at abc@company.comというように、Notesという表現を使って表記することが多いです。

日本と海外で異なる表記法やルールについて注意喚起する

日本と海外で異なる表記法やルールについて注意喚起します。これは、英語で請求書を作成する際には、相手方の国や地域に合わせた表記法やルールに従うことが重要だからです。

例えば、日本では消費税が別途記載されますが、アメリカでは税込み価格が表示されます。また、日本では日付の表記は年月日の順番ですが、アメリカでは月日年、イギリスでは日月年の順番です。

そのため、英語で請求書を作成する際には、相手方の国や地域の文化や習慣を調べておくことがおすすめです。また、不明な点があれば、事前に相手方に確認することも大切です。

英語で請求書を送付する際のメールの書き方

請求書送付メールの目的やマナーを説明する

請求書送付メールとは、請求書を添付して送るメールのことです。請求書送付メールの目的は、相手方に支払いの催促や確認をすることです。
請求書送付メールのマナーとしては、以下の点に注意しましょう。

件名は明確かつ具体的にすること
挨拶や自己紹介を忘れないこと
請求書の内容や支払い期限などを簡潔にまとめること
請求書を添付していることを明示すること
問い合わせ先や連絡方法を記載すること
敬語や丁寧語を使って礼儀正しく書くこと

件名や本文の例文を紹介する

請求書送付メールの件名や本文の例文を紹介します。以下が一例です。

件名：Invoice for Web design service

本文：

Dear Mr. Smith,

I am John Doe, the web designer of ABC Company. I hope this email finds you well.

I am writing to you to send you the invoice for the web design service that I provided for your company. The invoice number is INV-2023-001 and the due date is 2023/11/14. The total amount is $1,100.00.

Please find the invoice attached to this email. You can pay by bank transfer to the following account:

Bank name: ABC Bank

Account number: 1234567890

Swift code: ABCDJPJT

Please let me know when you have made the payment. If you have any questions or concerns, please do not hesitate to contact me at abc@company.com or +81-3-4567-8901.

Thank you for your business and cooperation.

Sincerely,

John Doe

その他

請求書送付メールの件名や本文の例文を紹介しました。これらの例文は、一般的な請求書送付メールの書き方を示すものですが、相手方の国や地域、業種や業態、取引の内容や関係などによって、変更や追加が必要な場合があります。
そのため、英語で請求書送付メールを書く際には、相手方の状況やニーズに応じて、適切な表現やトーンを選ぶことが重要です。また、メールの内容に誤りや不備がないか、添付ファイルが正しく開けるかなど、送信前に必ず確認することも大切です。

英語で請求書を受け取る際のチェックポイント

請求書受領メールの目的やマナーを説明する

請求書受領メールとは、請求書を受け取ったことを伝えるメールのことです。請求書受領メールの目的は、相手方に支払いの意思や準備を示すことです。請求書受領メールのマナーとしては、以下の点に注意しましょう。

件名は明確かつ具体的にすること
挨拶や自己紹介を忘れないこと
請求書の内容や金額に間違いがないか確認すること
支払い方法や期限などを確認すること
問い合わせ先や連絡方法を記載すること
敬語や丁寧語を使って礼儀正しく書くこと

件名や本文の例文を紹介する

請求書受領メールの件名や本文の例文を紹介します。以下が一例です。

件名：Re: Invoice for Web design service

本文：

Dear Mr. Doe,

I am John Smith, the manager of XYZ Corporation. Thank you for your email and the invoice.

I have received and reviewed the invoice for the web design service that you provided for our company. The invoice number is INV-2023-001 and the due date is 2023/11/14. The total amount is $1,100.00.

I confirm that there is no error or discrepancy in the invoice. We are very satisfied with your work and appreciate your professionalism.

We will make the payment by bank transfer to the account that you specified in the invoice. We will send you a confirmation email once the payment is completed.

If you have any questions or concerns, please do not hesitate to contact me at xyz@corporation.com or +1-212-345-6789.

Thank you for your business and cooperation.

Sincerely,

John Smith